5. Bedrijfsvoorschriften
5.1 Gebruik van elektronische communicatiemiddelen
De Beerens Group stelt medewerkers elektronische communicatiemiddelen, zoals computers, laptops, telefoons, e-mail en internet, ter beschikking om hun werkzaamheden uit te voeren. Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij hier zorgvuldig, veilig en professioneel mee omgaan. De beschikbaar gestelde communicatiemiddelen zijn in principe bedoeld voor zakelijke doeleinden. Beperkt privégebruik is toegestaan, zolang dit incidenteel is, het werk niet belemmert en geen extra kosten of veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.
Iedere medewerker is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruik van de verstrekte apparatuur en systemen. Daarbij gelden onder andere de volgende uitgangspunten:
- Ga vertrouwelijk om met bedrijfs- en persoonsgegevens.
- Houd wachtwoorden geheim en deel deze niet met anderen.
- Installeer geen software zonder toestemming van de IT-afdeling.
- Zorg ervoor dat de goede naam van de Beerens Group niet wordt geschaad.
Het is onder andere niet toegestaan om:
- Systemen of accounts van anderen zonder toestemming te gebruiken;
- Vertrouwelijke bedrijfsinformatie ongeoorloofd te delen;
- Websites of toepassingen te gebruiken die in strijd zijn met wet- en regelgeving of de belangen van de Beerens Group;
- Privéaankopen of andere omvangrijke privéactiviteiten tijdens werktijd uit te voeren;
- Software of bestanden te downloaden of installeren zonder toestemming.
Om de veiligheid van de systemen en bedrijfsgegevens te waarborgen kan de Beerens Group, binnen de geldende wet- en regelgeving, het gebruik van elektronische communicatiemiddelen controleren. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van medewerkers.
Bij misbruik of overtreding van de afspraken kan de Beerens Group passende maatregelen nemen. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan dit leiden tot een waarschuwing of andere arbeidsrechtelijke maatregelen
5.2 Geschenken of uitnodigingen
Het is medewerker verboden van afnemers of leveranciers van werkgever direct of op enigerlei wijze indirect, provisie, bonussen, geschenken, onder welke vorm of benaming dan ook, aan te nemen of te bedingen. Uitzondering geldt voor geschenken van een geringe waarde van plusminus € 11,00.
5.3 Roken
De Beerens Group streeft naar een gezonde en prettige werkomgeving.
Daarom geldt voor alle medewerkers binnen de Beerens Group het volgende rookbeleid:
- Roken is uitsluitend toegestaan op de daarvoor aangewezen rooklocatie buiten het pand.
- In alle gebouwen en in bedrijfsvoertuigen geldt een rookverbod. Bedrijfswagens worden beschouwd als een werkplek en dienen rookvrij te blijven.
- Medewerkers die reguliere pauzes hebben, roken uitsluitend tijdens de vastgestelde pauzemomenten:
- 10.00 – 10.15 uur
- 12.30 – 13.00 uur
- 15.00 – 15.15 uur
- Medewerkers die vanwege hun werkzaamheden geen vaste pauzes hebben, kunnen in overleg met hun leidinggevende eenmaal in de ochtend en eenmaal in de middag een zo kort mogelijke rookonderbreking nemen.
Iedere medewerker wordt geacht zich aan dit rookbeleid te houden. Overtreding van de afspraken kan leiden tot passende maatregelen, conform het personeelsbeleid en de geldende wet- en regelgeving.
5.4 Verboden middelen
De Beerens Group hecht veel waarde aan een veilige en gezonde werkomgeving. Daarom gelden de volgende afspraken voor alle medewerkers.
Het is niet toegestaan om vóór of tijdens werktijd alcohol of drugs te gebruiken, onder invloed te zijn tijdens het werk of alcohol of drugs in bezit te hebben of te verhandelen op de werkplek of andere locaties waar werkzaamheden voor de Beerens Group worden verricht. Deze afspraken gelden zowel op onze eigen locaties als op projectlocaties, bij klanten en tijdens externe bijeenkomsten, zoals congressen en zakelijke afspraken.
Van medewerkers wordt verwacht dat zij nooit deelnemen aan het verkeer onder invloed van alcohol of drugs wanneer zij voor de Beerens Group rijden. Dit geldt in het bijzonder voor medewerkers die gebruikmaken van een bedrijfs- of leaseauto. Wanneer je vermoedt dat een collega onder invloed is tijdens het werk, meld dit dan direct bij je leidinggevende.
Heeft een medewerker een alcohol- of drugsprobleem, dan biedt de Beerens Group waar mogelijk ondersteuning bij het zoeken naar passende hulp. Hierbij verwachten wij wel dat de medewerker het probleem erkent en actief meewerkt aan een oplossing.
Tijdens zakelijke lunches, diners en andere representatieve bijeenkomsten wordt van medewerkers verwacht dat zij verantwoord omgaan met alcohol en zich bewust zijn van hun voorbeeldfunctie. Tijdens bedrijfsborrels zijn zowel alcoholische als alcoholvrije dranken beschikbaar. Ga verantwoord om met alcohol en zorg ervoor dat je veilig thuiskomt, bijvoorbeeld door een BOB of ander vervoer te regelen.
Het niet naleven van dit beleid kan leiden tot passende arbeidsrechtelijke maatregelen. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan dit variëren van een waarschuwing tot schorsing of beëindiging van het dienstverband.
5.5 Gebruik van mobiele telefoons en sociale media
Tijdens werktijd staat de uitvoering van de werkzaamheden voorop. Daarom is het gebruik van een privételefoon alleen toegestaan tijdens de pauzes. In dringende privéomstandigheden kan de leidinggevende toestemming geven om hiervan af te wijken.
Een zakelijke mobiele telefoon is bedoeld voor werkgerelateerde doeleinden. Privégebruik en het gebruik van sociale media tijdens werktijd zijn alleen toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de functie.
Bij het gebruik van sociale media, zowel zakelijk als privé, wordt van medewerkers verwacht dat zij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke bedrijfsinformatie en de goede naam van de Beerens Group respecteren. Daarnaast gelden online dezelfde normen en waarden als op de werkvloer: behandel anderen met respect en ga zorgvuldig om met de privacy van collega’s, klanten en andere relaties.
5.6 Diefstal / zero tolerance
Binnen de Beerens Group hanteren wij een zero tolerance-beleid ten aanzien van diefstal en fraude. Van iedere medewerker wordt verwacht dat hij of zij eerlijk en integer handelt en zorgvuldig omgaat met bedrijfseigendommen, geld en andere bedrijfsmiddelen.
Onder diefstal en fraude verstaan wij onder andere het zonder toestemming meenemen of gebruiken van bedrijfseigendommen voor privédoeleinden, het onjuist registreren van gewerkte uren, het indienen van onjuiste declaraties, het verstrekken van onjuiste informatie tijdens de sollicitatieprocedure, het onrechtmatig toe-eigenen van geld of andere bedrijfsmiddelen en het privé gebruiken van zakelijke betaalmiddelen. Dit zijn voorbeelden; ook andere vormen van diefstal en fraude vallen hieronder.
Wanneer er een vermoeden bestaat van diefstal of fraude, is de Beerens Group gerechtigd een onderzoek in te stellen. Medewerkers die een vermoeden hebben van diefstal of fraude, worden verzocht dit direct te melden bij hun leidinggevende.
Diefstal en fraude worden door de Beerens Group niet getolereerd. Indien wordt vastgesteld dat een medewerker zich hieraan schuldig heeft gemaakt, kan dit leiden tot ontslag op staande voet. Daarnaast behoudt de Beerens Group zich het recht voor om eventuele schade op de medewerker te verhalen en, indien nodig, aangifte te doen.
5.7 Privacy
De medewerker is verantwoordelijk voor privacy en beveiliging ten aanzien van informatie die hij gebruikt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden op zijn thuiswerkplek. Hierbij neemt de medewerker de bij de werkgever geldende regels alsmede de wettelijke normen in acht.
5.8 Afval
De Beerens Group hecht veel waarde aan een nette, veilige en duurzame werkomgeving. Daarom wordt van iedere medewerker verwacht dat de werkplek, zowel op onze eigen locaties als op projectlocaties, aan het einde van de werkdag netjes wordt achtergelaten.
Afval wordt zoveel mogelijk gescheiden en gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalbakken. Op projectlocaties wordt afval dagelijks opgeruimd. Wanneer bij een klant een afvalcontainer beschikbaar is, kan hiervan – na overleg – gebruik worden gemaakt. Ook wanneer gebruik wordt gemaakt van de kantine of andere voorzieningen van een klant, worden deze netjes en schoon achtergelaten.
Vertrouwelijke documenten mogen nooit bij het reguliere afval terechtkomen. Deze dienen te worden vernietigd met een shredder of te worden gedeponeerd in een daarvoor bestemde afgesloten vertrouwelijke afvalcontainer.
5.9 Kantine, sanitaire voorzieningen en parkeerplaatsen
De kantine is bedoeld voor het nuttigen van lunch, koffie, thee en andere pauzemomenten. De medewerker zorgt zelf voor zijn lunch. We vragen iedereen de kantine na gebruik netjes achter te laten, afval in de daarvoor bestemde afvalbakken te deponeren en gebruikt servies, bekers en bestek in de vaatwasser te plaatsen. Het in- en uitruimen van de vaatwasser is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Het nuttigen van etenswaren in de werkruimtes is niet toegestaan.
In zowel het kantoor als in het magazijn en bij productie zijn sanitaire voorzieningen aanwezig. Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij deze ruimtes schoon en netjes achterlaten.
Het parkeren van eigen voertuigen op het bedrijfsterrein of de aangewezen parkeerplaatsen gebeurt op eigen risico. Medewerkers parkeren hun auto op de daarvoor bestemde locaties. Fietsen en brommers kunnen worden gestald op de daarvoor bestemde plaatsen.